Klik hier voor meer Informatie
Salaris: 30.46 euro
Opleiding: HBO / bachelor
Werkgever: Randstad
Regio: Utrecht
Plaats: UTRECHT
Postcode: 3521AZ
Het Officemanagement van Maatschappelijke Ontwikkeling is op zoek naar een collegiale duizendpoot
waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en
dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd
worden.
wat bieden wij jou
- Schaal 8/9 Goed salaris op basis van ervaring
- Goed bereikbaar met OV
- Prettige collega’s, fijne werksfeer
- Bij gebleken geschiktheid optie tot verlenging
wie ben jij
Jij bent het visitekaartje van de afdeling en je vormt de verbinding tussen directie, management,
bestuur, medewerkers en externe relaties. Door jouw inzet, je oog voor structuur en je nauwkeurigheid
creëer je overzicht en rust. Je hebt toegang tot veel vertrouwelijke informatie en natuurlijk ga jij daar
discreet mee om. Je staat open voor feedback, vernieuwingen, en je hebt de kennis en ervaring om
verfrissende verbeteringen voor te stellen. Vanzelfsprekend ben je communicatief vaardig dit
gecombineerd met een flinke dosis politieke sensitiviteit. Daarnaast breng je flexibiliteit mee en ben je
stressbestendig.
- Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op MBO plus/HBO-niveau. Daarnaast heb je ruime ervaring als managementassistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving; Je hebt ruime ervaring met MS-Officepakketten (Outlook)
wat ga je doen
Dat je:
Met plezier proactief de complexe agenda en volle mailbox van de Programmadirecteur Sociaal beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de Programmadirecteur is hierin erg belangrijk;
Afspraken maakt, zowel intern (secretariaat/bestuursadviseur Burgemeester/Wethouders) als extern;
Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
De organisatorische aspecten die bij het agendabeheer horen naadloos regelt;
Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen het team (Bouwen aan Sociaal);
Je pakt HRM-ondersteunende taken op voor de afdeling. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
Werkt met verschillende systemen waaronder Zaaksysteem, SAP, MS Teams en Ibabs;
Ondersteuning biedt bij werving en selectie zoals o.a. inplannen sollicitatiegesprekken;
Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
Overige administratieve taken die aan de orde komen.
- Met plezier proactief de complexe agenda en volle mailbox van de Programmadirecteur Sociaal beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de Programmadirecteur is hierin erg b
waar ga je werken
We willen dat je met plezier naar je werk komt. Dat plezier bestaat uit prettige collega’s, een fijne
werksfeer, een inhoudelijk interessante job met voldoende ontwikkelingsmogelijkheden en een
uitdagende set verantwoordelijkheden.
sollicitatie
Kun jij je helemaal vinden in deze vacature? Solliciteer dan snel!
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent.